Sturge Weber föreningen Sverige

Styrelsemöte §672-693

29 februari 2020

Skövde

§ 672. Mötets öppnande
Ordförande Carola Sandfridsson öppnar mötet 09:45.

§ 673. Närvarande
Carola Sandfridsson, Jakob Fichtelius, Karolina Bohm, Mats Andersson och Franziska Grafe.

§ 673. Vid protokollet
Franziska Grafe.

§ 674. Dagordning
Dagordningen godkänd.

§ 675. Val av protokolljusterare
Jakob Fichtelius och Karolina Bohm.

§ 676. Föregående protokoll
Inget att rapportera från föregående protokoll.

§ 677. Föreningens ekonomi
Ekonomin ligger över förra årets resultat på grund av många godkända fondmedel. För att förhålla oss till en snäv budget från föregående år så måste styrelsen planera möten m.fl. även inför årsmötet. Kent Bäckrud är kassör utanför styrelsen.

§ 678. Hemsidan/ Facebook
Hemsidan uppdateras löpande. Medlemmar som inte längre sitter i styrelsen plockas bort från Sturge-Weber-mejlen och messenger-gruppen för styrelsemedlemmar. Franziska tar ansvar för att bilder och text om sommarlägret läggs upp.
Katarina är ansvarig för Facebookgruppen. Sällsynta diagnoser berömmer att föreningen är aktiv på Facebook och har en sluten grupp. Kan man lägga motiveringstext vid medlemsförfrågningar?

§ 679. Medlemsregistret och medlemsavgifter
1. Föreningen har 151 medlemmar varav 25 diagnosbärare. Funktionerna i medlemsregistret behöver uppdateras. Mats kontaktar leverantören.
2. Medlemsavgifter: Medlemsavgifterna behöver diskuteras på årsmötet. Förslag: Medlemsform ”aktiv stödmedlem” plockas bort. Medlem 150 kronor, stödmedlem 100 kronor och familj (inkl. hemmavarande barn) 300 kronor.
3. Alla deltagare (utom styrelsemedlemmar) inklusive lägeransvarig betalar lägeravgift. Beslutet kan omprövas på årsmötet.

§ 680. Ansvarsfördelning och förtroendevalda
Ordförande: Carola Sandfridsson
Suppleant: Jakob Fichtelius
Vice ordförande: Karolina Bohm
Sekreterare: Franziska Grafe
Medlemsregisteransvarig, hemsida ansvarig: Mats Andersson, redogör för ordförande i slutet på februari om medlemsantalet
Kassör: Jonas Brewitz
Ansvariga sommarläger 2020 Beth och Lotta Lindecrantz, Ingela Videbäcken
Fondansvariga: Franziska Grafe, Pernilla Stark (Beth Lindecrantz)
Valberedning: Lena Hasselgren, Martin Jädergård
Kontaktperson mot Sällsynta Diagnoser: Jakob Fichtelius: Kontaktperson mot Sällsynta Diagnoser, förslag till årsmötet: utse ytterligare en kontaktperson
Gratulationer: Kim Lindecrantz fram till årsmötet? Förslag till årsmöte: vem kan ta över uppgiften?
Julbrev: Karolina Bohm
Mentor: Beth Lindecrantz

§ 681. Start av valberedningens arbete inför årsmötet
Ordförande kontaktar valberedningen angående kassör och revisor. Nuvarande styrelsemedlemmarna kan tänka sig sitta kvar. Ny valberedning måste utses till nästa år.

§ 682. Redovisning av fonder och ansökningar
Beviljade fonder redogörs till styrelsen@sturge-weber.se. Hittills är sex fonder beviljade:
Stiftelsen Sunnerdahls Handikappfond, Prins Carl Gustafs minnesfond, Jerringfonden, Stiftelsen Kronprinsessan Margarethas Minnesfond, Linnea och Josef Karlssons minnesfond och Stiftelsen Lars Hiertas minnesfond.

Redovisning till fonderna om genomförd aktivitet. Franziska och Pernilla skriver en mall för redovisning under lägret. När budget för lägret är uppnått (inväntar besked från Victoriafonden – ordförande diskuterar med Beth Lindecrantz) får vi kontakta återstående beviljade fonder så att vi inte hamnar för mycket över budget och blir återbetalningsskyldiga. Mejlkonversation angående fonder cc:as till vice ordförande.

Mötet pausas för en lunchpaus klockan 12:45 och återupptas klockan 14:00.

§ 683. Sommarläger 2020
1. Upplägg: Beth Lindecrantz har ansvar för upplägget.
2. Lägeravgift: kontroll av betalda/obetalda medlems-/ och lägeravgifter. Ordförande kontaktar lägeransvarig att påminna de som inte har betalt.
3. Inbjudan revisor och kassör: en natt plus resa bekostas av föreningen.
4. Ställföreträdande ordförande på läger och årsmöte: Konstituerande möte flyttas till torsdag 2020-07-30 klockan 20.00 via Discord. Kent Bäckrud och Beth Lindecrantz tillfrågas. Förberedande styrelsemöte inför styrelsemöte inför årsmötet planeras in 2020-07-23. Franziska är tillförordnad ordförande på styrelsemötet för årsmötet.
5. Kallelse till årsmötet, slutgiltig balans-/ och resultaträkning, verksamhetsberättelsen och dagordningen sammanställs på styrelsemötet 2020-05-14. Skickas till styrelsen. Kallelsen till årsmötet inklusive underlag skickas ut till medlemmar senast 2020-05-24.
6. Föreläsare på årsmötet: Beth Lindecrantz planerar att berätta om hur föreningen startade – tillfrågas också om att berätta om vad som hänt i föreningen under de 10 år den funnits.

§ 684. Verksamhetsberättelse
Ordförande presenterar verksamhetsberättelsen för 2019. Den godkänns och undertecknas av styrelsemedlemmarna.

§ 685. Lagring av gemensam information i molnet
Franziska kollar upp alternativ för detta, implementerar det och introducerar det vid nästa styrelsemöte i augusti. Mats lägger upp en mailadress: fonder@sturge-weber.se som ska kopplas till fildelningsservern.

§ 686. Inköp av reklamartiklar
Inga nya reklamartiklar köps nu, Jakob kollar på alternativ att köpa nyckelband. Lager på jackor och t-shirts används upp och sedan köps det in enhetligt material i framtiden.

§ 688. Övriga frågor
1. Avtackningar styrelse och föreningsengagerade: ska regleras och dokumenteras. Lägeransvariga, avgående från styrelsen, fondansvariga, personer som haft annat ansvar i föreningen som avgår och ordförande på årsmöte tackas med en symbolisk present.
2. Budget: Styrelsen skissar på en budget som åter diskuteras på styrelsemötet 2020-05-14 och fastställs på årsmötet 2020.
3. Verksamhetsplan: Ordförande skissar på en verksamhetsplan som presenteras på styrelsemötet 2020-05-14
4. Läger 2021 – förslag: Stockholm, Skåne, Österlen. Styrelsen påbörjar arbetet med att planera ort och lägeransvar för 2021.
5. Discord är fortsatt forum för styrelsemöten på distans.

§ 691. Inkomna Rapporter
Inga inkomna rapporter

§ 692. Inkomna skrivelser
Inga nya skrivelser inkomna

§ 693. Avslutning
Ordförande avslutar mötet 2020-02-29 kl 17:15

Sekreterare: Franziska Grafe

Protokolljusterare: Jakob Fichtelius och Karolina Bohm