Konstituerande möte och Styrelsemöte i Stockholm

Protokoll §§87-105

8/4 2011

§ 87. Närvarande     

Beth Lindecrantz                 Maria Nordin                           

Katarina Andersson           Annette Samuelsson

Joacim Ståhl

Icke närvarande

Ingela Videbäcken

§ 88. Mötets öppnade

Beth förklarar det konstituerande mötet öppnat klockan 15.00. Detta möte skulle ägt rum, direkt efter vårt årsmöte. Då vi var endast tre syrelsemedlemmar representerade, valde Beth att avvakta till idag.

§ 89. Fördelning av olika funktioner

Beslut:

Sekreterare – Maria fortsätter som sekreterare

Kassör – Ingela fortsätter som kassör

Vice ordförande  – Katarina

§ 90. Avslutning

Beth förklarade detta konstituerande styrelsemöte avslutat 15.15 .

§ 91. Mötets öppnande

Beth förklarar styrelsemötet öppnat, den 8 april 20118/4 kl.15.30 i Stockholm, Solna.

§ 92. Dagordning

Förslaget till dagordning godkändes.

§ 93. Val av protokolljusterare

Beslut:

Att välja Beth och Maria till protokolljusterare

§ 94. Föregående protokoll

Godkändes utan justeringar.

§ 95. Hemsidan

1.   Medlemsinformation formuläret kommer behöva justeras ytterligare, innan vi lägger ut det på hemsidan.

Fältet som heter Födelsedag, ska ändras till Födelsedata

Istället för Titel ska det stå Titlar

Fältet där det står Telefon hem, ska ändras till endast Telefon

Fältet där det står Adress hem, ska ändras till endast Adress

Beslut:

Att Ingela uppdaterar dessa ändringar.

2.   Sverige karta där, diagnosbärarnas ort finns utplacerade, har Beth.

Konstaterades

Att den måste ”scannas” för att kunna läggas ut.

3.   Vi ska uppdatera vår hemsida, med bilder så snart det varit någon typ av sws aktivitet.

Konstaterades

Att vi måste få dessa godkända från medverkande (personer) i bilder.

§ 96. Föreningens ekonomi

Då Ingela icke var närvarande, berättade Beth att för nuvarande på föreningens konto, finns det 14320kr.

1.   Ingela har tagit fram korrektur på Plusgiro talongerna, färdigtryckta med föreningens logga, stödalternativen och pg nummer.

Beslut

Godkänt och klart, ska skickas vidare till tryck.

2.   Korrektur till kuvert och brevpapper med föreningens logga, är inte längre aktuellt. Då sådant material kommer kunna skrivas ut, direkt ur medlemsregister (Sällsynta Diagnoser)

§ 97. Medlemsregistret

Maria rapporterar följande, efter att ha läst igenom användarmanualen.

Sällsynta diagnoser har ett bra medlemsregister verktyg, med följande beståndsdelar:

Register, Sökfunktioner, Utskrifter, Hantera medlemsavgifter

Konstaterades

Att det tar ca:10min per medlem att registreras i systemet(via internet). Ett viktigt men tidskrävande arbete initialt. Vi kommer ”vinna” mycket funktion när alla väl ligger inne. Maria kommer påbörja detta arbete ganska omgående.

§ 98. Värva nya medlemmar

1.   Medlemmar som var medlemmar tidigare år, men som inte betalat in pengar för innevarande år. Dessa ”öronmärks” i medlemsregistret och är sedan lättare att bearbeta.

Konstaterades

Då de varit medlem tidigare har vi, bl.a. deras adress uppgifter och kan därför kanske skicka dem ett kort, eller email eller sms. Inventera anledning till utträde. I dagens läge rör det sig om 6 personer. Maria ser över detta lite närmare.

2.   Facebook är ju ett forum dit många ”yngre” men även äldre söker sig idag. Här finns det möjligheter att få ännu fler stöd medlemmar och väcka intresse.

Konstaterades

Den befintliga Facebook sidan (Sturge weber (svensk) )som Katarina startade ska ses över. Alla medlemmar i styrelsen som redan inte är vän med Katarina på Facebook, får se till att bli det. Katarina kommer se till att alla i styrelsen har administratörs möjligheter på sidan, att texten känns ”levande” och att föreningens logga syns.

Beslut:

Att Katarina har ansvar för Facebook sidan

3.   Framtagande av broschyr kommer vara ett starkt verktyg till att värva medlemmar

4.   Tack kort korrektur uppvisades för styrelsen, som godkände detta. Detta kommer beställas inom kort för att skicka till alla som blivit medlem i år.

5.   När vi är ute och ska värva nya medlemmar till föreningen, ska vi komma ihåg att, blir man medlem sent under innevarande år. Sträcker sig medlemskapet till nästa kalenderår.

Beslut:

Att oktober månad är gränsen för vår förening, men vi ska inte ”flagga” för det.

6.   Vi måste fundera på hur vi på något sätt kan subventionera resor och aktiviteter för våra diagnosbärare. Ska det vara en fast summa eller procent, det ska ju vara en förmån att vara medlem och ha diagnosen.

Konstaterades

Att detta får vara en återkommande punkt till vårt nästa styrelsemöte.

§ 99. Olika projekt och ansvar

Hemsidan        Ingela fortsätter ha det administrativa ansvaret, fram tills Beth får en överlämning (beräknad Maj månad). Sedan har vi detta som en återkommande punkt nästa styrelsemöte.

PG – Ingela

Fonder  – Beth, Thomas Palmqvist, Ingela och Maria (bollplank)

Medlemsregistreringen – Maria

Tack kort  – Maria

Info texten – Joacim ser över den och skickar till Beth, som ska skicka den till Sällsynta diagnoser. Läggs senare ut på deras hemsida.

Broschyr – Katarina, Maria (bollplank)

Framtida projekt:

Familjeläger (har vi talat om tidigare)2012, SWS träffar (mindre grupper i landet) förslag från Ingela

Konstaterades

Då vuxna med SWS redan deltagit på läger (Ågrenska) i oktober 2010 och ett familjeläger blir av v.46 2011. Så finns det inte samma behov av ett familjeläger redan i år. Vi ska bilda en arbetsgrupp som ska arbeta fram förslag, så att det blir ett läger 2012 och SWS träffar i mindre grupper, runt om i landet.

§ 100. Sällsynta diagnoser

1.   Årsmöte den 9/4 kl.10.30 i Stockholm

2.   Vårt Medlemskap är klart och registrerat hos dem.

3.   Beth har skickat in ansökan om föreningsstöd till dem för i år. Raoul Dammert, Informationssekreterare har redan bekräftat via telefon, att ansökan är överlämnad till ordförande Elisabeth Wallenius.

4.   Maria har mottagit manualen för administration av deras medlemsregistrerings verktyg. Även fått inloggnings uppgifter skickade till sig. Klart att använda.

5.   De brukar bjuda in till två stycken ordförande träffar per år- Beth håller oss underättade.

§ 101. Rapporter

Inte några inkomna rapporter då det ej varit några aktiviteter.

§ 102. Inkomna skrivelser

1. Patientföreningen Handikapp & Stödförening.  Fråga efter detta på ”Patientforum” på ditt Sjukhus! Vår förening kan ha möjlighet att få stå med i broschyren/häftet i de olika länen.

2. Google vill sälja ”gratis” sök annons för 750kr till föreningen

Beslut:

Enhälligt nej, till detta

 § 103. Övrigt

Beth föreslog att vi bjuder Claes och Elisabeth Lindskog, på ett års medlemskap i föreningen. Då det är Claes som hjälpt oss ta fram utformningen av vår föreningslogga(färger/typsnitt), i alla de viktiga formaten till olika tryck.

Beslut:

Enhälligt ja, till detta

Stöd för SWS medlemmar som blir illabehandlade och otrevligt bemötta i sin hemma kommun. När en sådan situation uppkommer, med förutsättning att medlemmen vill ha hjälp av föreningen. Önskar Beth att all befintlig information, så som brev, mejl och telefonnummer skickas till henne, för att ha underlag och kunna hjälpa till.

§ 104. Kommande styrelsemöte/ möten

Preliminärt har vi bokat följande:

16/6 kl.19-20 Telefonmöte (Beth skickar telefonnummer och möteskod till detta)

1-2/10 Styrelsemöte i Tranås (övernattning)

§ 105. Avslutande av möte

Beth förklarar mötet avslutat 18.15.

Protokollförare                                                                                                                                 Justerat av Ordförande

Maria Nordin                                                                                                                                     Beth Lindecrantz