Sturge Weber Föreningen Sverige

Styrelsemöte i Malmö

Protokoll §§68-86

12/3 2011

§ 68. Närvarande     

Ordförande Beth Lindecrantz                Kassör Ingela Videbäcken

Sekreterare Maria Nordin

Ej närvarande

Medlemsansvarig Joacim Ståhl           Viceordförande Annette Samuelsson

Ordinarie Staffan Hägg

§ 69. Mötets öppnade

Beth förklarar styrelsemötet öppnat klockan 15.30 då alla har konstaterats vara närvarande.

§ 70. Dagordning

Förlaget till dagordning godkändes.

§ 71. Val av protokolljusterare

Beslut:

Att välja Beth och Maria till protokolljusterare

§ 72. Föregående protokoll

Godkändes utan justeringar.

Telefonmötet planerat till den 19.e februari blev inställt.

§ 73. Föreningsboken

Beslut:

Boken ska lämnas tillbaka till styrelsen om vederbörande inte har användning för den längre. Exempelvis om en styrelsemedlem avslutat sitt uppdrag.

§ 74. Föreningens Ekonomi

1.   Plusgiro färdigtryckta med föreningsnamn/symbol, stöd alternativen och pg nummer.

Beslut:

Ingela kommer att ta fram ett korrektur på hur dessa kan komma att se ut, som styrelsen kommer se över och godkänna innan tryck. Beth har redan fått kostnads förlag på dessa och priset är 556kr (ink moms & frakt) för 500st. Pengar är budgeterade för att trycka dessa som sedan, kommer skickas med föreningens Årsberättelsen varje år.

2.   Kuvert och brevpapper med förenings information/symbol

Beslut:

Maria kommer ta fram korrektur på detta när föreningens symbol är vald och framtagen. Mängd som ska tryckas längre fram är inte ännu fastställd. Pengar är budgeterade för att trycka dessa framöver.

3.   Skatteverket, inkomstdeklaration

Beth lämnade över den till Ingela, som ska fylla i och skicka den till skatteverket.

4.   Kvitto för redovisning

Beth lämnade över kvitton för redovisning till Ingela.

§ 75. Medlemsregistret

1.   Senaste upplagan av medlemsregistret som presenterades under mötet, har Maria tagit ansvar över. Det kommer att inarbetas ett enklare/tydligare och mer överskådligt format. Medlemsregistreringar/blankett ska skickas till Maria från Ingela vid ny tillkomna medlemskap.

2.   Sällsynta Diagnosers hemsida/ Medlemsregister ska Maria att administrera.

3.   Medlemsformulär/Inbetalningsinformationen ska Ingela se över och förenkla ytterligare. Diskussion kring person nummer, vara eller icke vara med på formuläret. Beth meddelade då att det är ju aldrig de fyra sista vi efterfrågar och att personnummer kan behövas när vi gör fondanspråk framöver. Men vi kan ju självklart ej tvinga medlemmar till detta.  Men föreningen vill ju kunna uppvakta diagnosbäraren på sin födelsedag.

När man fyllt i informationen ska den sedan skickas till Ingela på det sätt, som passar den enskilde medlemmen. (mailas, alt. scannas och sedan mailas eller skickas hem till Ingela). Detta då vi har medlemmar utan dator som vill kunna skicka in sitt formulär ändå. Det förenklade formuläret kommer cirkulera i styrelsen för godkännande, innan det läggs ut på hemsidan (under ”kontakter”).

§ 76. Värva nya medlemmar

Broschyr, inbetalningsgiro och tack kort

Beslut:

Projektgrupp bestående av Maria och Katarina tillsätts för att utforma föreningens informations broschyr. Ett korrektur för påseende kommer tas fram för alla i styrelsen att godkänna innan tryck. Pengar är budgeterade för att trycka dessa framöver.

Förtryckta inbetalningsgiro blanketter ansvarar Ingela för- med hänvisning till §74.1

Maria kommer ta fram ett korrektur till Tack Kort för styrelsens godkännande innan tryck. Dessa kommer sedan att skickas till varje ny medlem som en bekräftelse att föreningen mottagit betalning plus tackar för deras stöd. Pengar är budgeterade för att trycka dessa framöver.

§ 77. Hemsidan

1.   Det som är ”Kommande” händelser kommer listas på vår Första sida och det som blivit inaktuellt kommer hamna under respektive flik (i den vågräta menyn ex. Hem, Om syndromet osv.).

2.   Medlemregisterformuläret/Inbetalning kommer även läggas upp på hemsidan

3.   Mer bilder ska läggas upp efter aktiviteter

Beslut:

Ingela ansvarar för att ovan ändringar genomförs på föreningens hemsida. Skicka gärna bilder till Ingela från eventuella SWS aktiviteter ni deltar i- dessa kan då läggas ut tillsammans med avlagd rapport.

§ 78. Sällsynta diagnoser

Formulär som skickats till Beth och ska fyllas i/ returneras:

Begäran om föreningsstöd

Medlemsregister

Deras hemsida har ju en diagnossida men den är ännu inte komplett. Uppgifterna ska ändras/kompletteras av Beth som skickar dessa till styrelsen för påseende först. Sedan vidare till Raoul, Web ansvarig hos dem.

§79. Beslut om ersättning för kommande verksamhetsår

Vi lägger detta på en arbetsgrupp, att se över våra befintliga resurser i kombination med eventuell fondvinning. Man får då överlägga om det är en procent föreningen ska hjälpa till med, eller en fast summa då en reseräkning presenteras i anknytning till föreningsrelaterad aktivitet. Denna arbetsgrupp ska även tydliggöra att man vid en sådan ovan nämnd ersättning förväntas individen avlägga en kort rapport från den aktivitet man deltagit i. Som ett underlag till hemsida.

Fondpengar måste redovisas med både kvitto och rapport. Vi ska redovisa pengarna vi har fått och hur de är använda.

§80. Beslut om budget och verksamhetsplan för verksamhetsår

Budget

Intäkter

Gåvor – 1000:-

Försäljning av rabatthäfte  – 2600:-

Medlemsavgifter – 10000:-

Summa   13600:-

Kostnader

Bank – 600:-

Hyra – 1000:-

Telefon/ Porto  – 1700:-

Kontorsmaterial, Office pkt, Visma – 6000:-

Brochyr – 1000:-

Summa   10300:-

Verksamhetsplan:

• Vi skall arbeta vidare med vår hemsida så vi blir nöjda med dess innehåll och utseende. Utveckla och effektivisera medlemsregistret.
• Sprida information om vår förening med hjälp av vår hemsida, facebook och broschyr. Föreningen ska ge stöd till personer med Sturge Weber Syndrom och dess anhöriga, samt att verka för deras intressefrågor.
• Bevaka konferenser och övriga aktiviteter vilket kan vara till glädje för våra medlemmar och erbjuda dem att deltaga.
• Sprida information om barn och föräldraläger på Ågrenska som ska vara i vecka 46.
• Tillsätta arbetsgrupper för fondsökande, broschyr och tack kort.
• Jobba aktivt med att skaffa flera medlemmar och sponsorer.
• Föreningen håller sammanträden enligt beslut eller efter kallelse av styrelsen.

§ 81. Rapporter

Referat från anhörig kurs ”Jag vill så väl” är klar och upplagd på vår hemsida.

§ 82. Inkomna skrivelser

Förslag på förenings symbol

Vi har fått in fyra (4) olika förslag på symbol/ logga.

1    Huvud/ ansikte som är täckt fram tills förbi ögonen av en röd färg- Bidrag från Katarina Andersson

2    Sol men en röd strimma i en av sina strålar och föreningens namn runt- Bidrag från Beth Lindecrantz

3    Bläckfisk med föreningens startdatum/år – Bidrag från Veronika Eriksson

4    Tre ljus som kom upp som en arm- Bidrag från Veronika Eriksson

Beslut:

Förslag nummer ett (1), två (2) och tre (3) går vidare till årsmötets röstning.

§ 83. Övrigt

1.   Maria föreslog att Beth, Ingela och hon själv ska se över/ladda ned ”prova på gratis” program (följ länken nedan), för att i framtiden underlätta och effektivisera för kassör, ordförande och medlemsansvarig. Maria och Ingela känner redan till detta arbetsprogram sedan tidigare och ser gemensamt detta som en förbättring. http://www.vismaspcs.se/produkter/bokforingsprogram/visma-forening

Kostnad: 1660 ex moms/år (12mån ingår)

Konstaterades.

Att inte ta ett beslut, utan avvakta tills vi ser hur eventuella fondvinningar och         föreningens ekonomi tillåter detta.

2.   Maria föreslog att införskaffa ett Office Paket Student/Home edition till Beth för att effektivisera det administrativa arbetet som föreningens ordförande. Då hon idag har Works i sin dator och får göra om alla dokument i en annan dator till Word så vi kan se hennes utskick.

http://www.pricerunner.se/sp/office-paketet-student.html

Kostnad: x3 licenser för 1499kr (Då kan fler möjlighet att installera detta som inte har det inom styrelsens ramar)

Beslut:

Beth ska köpa detta framöver.

§ 84. Årsmöte

Adjungerade är mötesordförande för årsmöte, valberedningen, Ej närvarande: revisor och vice revisor

Genomgång av Årsmötes protokoll inför den 13/3.

§ 85. Kommande styrelsemöte

Nästa Styrelsemöte fredagen den 8/4 i Stockholm. Sportmarket Konferenslokal, Dalvägen 16, 2tr i Solna.

§86. Avslutande av möte

Beth förklarar mötet avslutat 18.00.

Protokollförare                                                                                                                                 Justerat av Ordförande

Maria Nordin                                                                                                                                      Beth Lindecrantz